Voor wiens rekening en risico komt het als de inhoud van de aanzegbrief de werknemer niet heeft bereikt?
In de aan de kantonrechter voorgelegde zaak was het oordeel dat het voor rekening en risico van de werkgever komt als de via het online systeem (AFAS Insite) verzonden aanzegbrief de werknemer niet heeft bereikt (ECLI:NL:RBMNE:2024:7294). De kantonrechter oordeelde dat werknemer niet kon weten dat de aanzegging via AFAS Insite was gecommuniceerd. Met als gevolg dat de werkgever niet tijdig heeft aangezegd en zij daarom een aanzegvergoeding is verschuldigd.
De aanzegging door werkgever is schriftelijk gedaan
De werknemer had een dienstverband voor de duur van een jaar. Op grond van artikel 7: 668 lid 1 BW informeert de werkgever de werknemer uiterlijk een maand voordat een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van rechtswege eindigt schriftelijk over het al dan niet voortzetten van de arbeidsovereenkomst. De werkgever heeft tijdig een brief opgesteld, waarin het einde van de arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van de werknemer is aangezegd. De aanzegbrief voldoet aan de wettelijke eis van schriftelijk aanzeggen. De kantonrechter merkt nog op dat onder schriftelijk ook een elektronische kennisgeving/mededeling kan worden volstaan. Een mondelinge aanzegging volstaat niet.
Maar heeft werkgever ook voldaan aan de informatieplicht?
In artikel 7: 668 lid 1 is ook vastgelegd dat de werkgever een informatieplicht heeft. Vast staat dat de werknemer de via AFAS Insite verzonden aanzegbrief niet heeft geopend en gelezen. Daarmee heeft de inhoud van deze brief de werknemer niet bereikt. Hierbij geldt de ontvangsttheorie uit artikel 3:37 lid 3 BW. De ontvangsttheorie houdt in dat documenten en verklaringen pas geldig zijn op het moment dat de geadresseerde die heeft ontvangen. De verzender dient de ontvangst te kunnen aantonen. De inhoud van de brief heeft echter ook werking als deze de persoon niet heeft bereikt, maar dat het een gevolg is van het handelen van die persoon, of van een omstandigheid die voor risico komt van de persoon zelf.
De inhoud van de brief bereikte de werknemer niet: voor rekening en risico werkgever
In de arbeidsovereenkomst van de werknemer staat wel dat er een digitaal dossier wordt aangelegd en dat loonspecificaties elektronisch worden verstrekt. Opgenomen is dat alle relevante documenten worden gescand en dat papieren originelen worden vernietigd. Dat de communicatie tussen de werkgever en de werknemer via dit digitaal dossier plaatsvindt, is hierin volgens de kantonrechter niet te lezen. Daarnaast is niet komen vast te staan dat gedurende het jaar vaker berichten via AFAS Insite aan de werknemer zijn gecommuniceerd. Dus had de werknemer, aldus de kantonrechter, niet hoeven te begrijpen dat dit het communicatiemiddel was. Bovendien staat vast dat de werknemer geen melding ontving dat er een document voor hem klaar stond in AFAS Insite, als hij AFAS Insite niet opende. Op grond hiervan blijft het voor rekening en risico van de werkgever dat de inhoud van de brief de werknemer niet heeft bereikt. Met als gevolg dat de aanzegging niet tijdig is gedaan en de werkgever de werknemer de aanzegvergoeding moet betalen.
Conclusie
Steeds meer werkgevers maken gebruik van online systemen zoals AFAS Insite. Medewerkers kunnen dan zelf op een centrale plek HR-zaken regelen. Uit deze uitspraak van de kantonrechter blijkt wel dat de werkgever ervoor moet zorgen dat de werknemer weet dat dit online systeem het communicatiemiddel is. Of dat de werknemer erop wordt geattendeerd, met bijvoorbeeld een mail, dat op in het online systeem een bericht klaar staat. Zo niet, dan voldoet de werkgever niet aan de informatieplicht.